Як користуватися Zoom: встановлення, налаштування, створення конференції та робота

В умовах карантину багатьох співробітників довелося перевести на віддалену роботу . Постало питання, як проводити наради на відстані. Для відеоконференцій є спеціальні сервіси, наприклад, Zoom.

У статті дуже докладно знаємо, що це за сервіс і як ним користуватися.

Що таке онлайн-платформа Zoom і для чого вона потрібна

Zoom – це сервіс для проведення відеоконференцій, семінарів та онлайн уроків. Окрім відеозв’язку, у учасників є можливість обмінюватися один з одним повідомленнями та файлами, тобто Zoom – це ще месенджер.

Якщо під час офісної роботи доводилося збиратися на нараду в одному кабінеті, то з сервісом можна проводити ті самі збори, але в режимі онлайн, незалежно від відстані між співробітниками.

Можливості сервісу :

• відеоконференції за участю до 1000 осіб;
• підтримка якості HD;
• до 49 відео на екрані;
• колективний чат;
• віртуальні фони для учасників;
• наскрізне шифрування конференції;
• функція переведення учасника в режим очікування;
• запис конференцій на локальний пристрій або хмару;
• підтримка запуску конференцій через Outlook, Gmail або iCal;
• можливість виходити зв’язок з мобільного устройства.

Один із головних плюсів програми – наявність безкоштовного тарифу. На ньому можна підключити до 100 осіб на конференцію, тривалість зустрічі трохи більше 40 хвилин. Якщо це не групова конференція, а дзвінок між двома людьми, можна спілкуватися необмежений час. Також немає обмежень щодо кількості конференцій.

На платних тарифах можна зняти ці ліміти + додається можливість запису конференції та збереження її у хмару. Для Zoom є свій магазин додатків та розширень, які можна інтегрувати у сервіс.

Як завантажити, встановити та зареєструватися в Zoom: покрокова інструкція.

На комп’ютер

Заходимо на сайт Zoom, натискаємо на кнопку «Зареєструйтесь безкоштовно» або «Безкоштовна реєстрація».

Вводимо адресу електронної пошти, натискаємо “Реєстрація”. Можна авторизуватись через пошту Google або обліковий запис на Facebook.

На пошту прийде лист із посиланням на підтвердження облікового запису. Клацаємо по ній, щоб підтвердити реєстрацію.

Потім нас просять запровадити ім’я, прізвище та придумати пароль. Заповнюємо, тиснемо “Продовжити”.

Можна відразу ввести адреси колег – їм на пошту прийде пропозиція зареєструватись у сервісі. Можна пропустити цей крок.

Далі з’являється пропозиція почати тестову конференцію, для цього тиснемо на посилання або на кнопку «Почати конференцію зараз». Цей крок також можна пропустити – тиснемо «Перейти до мого облікового запису».

Сервісом можна користуватися на сайті Zoom, але краще завантажити версію для ПК – так ви не пропустите вхідні повідомлення в чаті та виклик на конференцію. Та й взагалі так зручніше.

Потрібно перейти в центр завантажень, завантажити та встановити на комп’ютер клієнт Zoom для конференцій . Після установки запускаємо на комп’ютері та заходимо під своїм логіном/паролем.

Для роботи з робочою версією необхідно ідентифікуватися. Натискаємо на кнопку «Увійти» та вводимо свої дані. Можна зберегти дані, щоб не логінитися щоразу заново.

На телефон

Можна зареєструватися на сайті, а потім завантажити програму або пройти реєстрацію відразу з програми. Завантажуємо Zoom з магазину додатків:

• для Андроїд ;
• для iOS .

Відкриваємо програму, тиснемо “Реєстрація” або “Увійти в систему”, де вводимо свій логін/пароль.

У програмі можна розпочинати конференції, підключатися до чужих, планувати майбутні зустрічі, листуватися з учасниками.

Як користуватися Zoom-відеоконференція: найповніше керівництво

Розглянемо з прикладу програми для ПК.

Як налаштувати для роботи

Якщо ви плануєте використовувати Zoom щодня – налаштуйте автоматичний запуск програми під час завантаження Windows. Для цього потрібно натиснути на значок шестерні та перейти в налаштування.

Далі в розділі “Загальні” потрібно поставити галочку біля пункту “Запускати Zoom під час завантаження Windows”.

Потрібно відразу відрегулювати відео та звук. Заходимо у відповідні розділи.

Відео . Тут найголовніше налаштувати такі параметри:

1. Камера – вбудована у ноутбук або зовнішня веб-камера.
2. Режим HD – краще поставити галочку для вищої якості.
3. Функція «Підправити мій зовнішній вигляд» – трохи згладжує відео.

Інші галочки можна залишити за замовчуванням.

Звук . Потрібно перевірити підключення та налаштування динаміків та мікрофона. Можна настроїти гучність програми або залишити галочку навпроти пункту «Автоматично регулювати гучність».

Контакти . Для додавання контактів заходимо у відповідний розділ і тиснемо плюс. Потім “Додати контакт”.

Прописуємо поштову адресу людини. Йому на пошту приходить пропозиція зареєструватися в Zoom або завантажити програму. Натискаємо “Додати контакт”. Він зберігається у адресній книзі.

Контакти можна розділити на групи. Також можна створити канал – це схоже на групу у Телеграмі. Там можна викладати важливу інформацію, спілкуватися чи телефонувати одразу з декількома людьми. Це дуже зручно – можна створити свій канал для кожного відділу та додати туди співробітників цих відділів.

Як створити конференцію в Zoom

Почати конференцію можна двома способами. Перший – запускаємо програму на ПК та у головному вікні натискаємо «Нова конференція».

Другий – заходимо до розділу «Конференції» та натискаємо кнопку «Почати».

За промовчанням конференція запускається з відео та аудіо, але можна переключитися на аудіо режим без відео, для цього тиснемо “Увійти в аудіоконференцію”.

Все керування конференцією відбувається на нижній панелі з кнопками та бічний з учасниками. Щоб відобразити панель слухачів, натисніть кнопку «Керувати учасниками». Біля цієї кнопки відображається їхня кількість. Відкриється бічна колонка з усіма, хто бере участь у конференції.

Біля кожного учасника відображаються піктограми мікрофона та камери. Перекреслений значок означає, що вимкнено мікрофон або камеру. На скріні нижче видно, що камеру вимкнено, а мікрофон працює.

Можна ввімкнути камеру або вимкнути звук. Це робиться на нижній панелі.

Порада : в налаштуваннях облікового запису вкажіть свою посаду та відділ – іншим співробітникам буде зрозуміло, з ким вони спілкуються. Це робиться в мобільному додатку в установках профілю.

Запрошення учасників

Коли все готово, то можна запрошувати учасників. На майбутнє краще робити заплановану конференцію та розсилати запрошення заздалегідь.

Учасників можна додати двома способами. Перший – викликати прямо із конференції. Для цього натискаємо кнопку «Запросити» на нижній панелі.

Потім пишемо емейл-адресу або вибираємо людей зі списку контактів. Вибраним людям прийде повідомлення про участь на пошту або програму.

Навпроти тих, хто онлайн висвічується зелений гурток, а тих, хто оффлайн – сірий. Якщо людина проводить свою конференцію, напроти її імені висвічується червона камера.

Другий спосіб – натиснути кнопку «Запросити» на нижній панелі, потім скопіювати посилання на конференцію та надіслати її до вибраного месенджера, наприклад, у Телеграм.

Для запланованої зустрічі теж одразу формується своє посилання, яке можна знайти під конкретною конференцією.

Після закінчення конференції натискаємо нижню панель «Завершити конференцію».

Можна завершити її для всіх або вийти сам, попередньо призначивши людину, яка закінчить виступ за вас.

Як підключитися до чужої конференції

Учаснику, якому надіслали запрошення, прийде посилання на пошту, в обраний вами месенджер або повідомлення у Zoom. Відповідно йому потрібно натиснути на посилання, щоб потрапити на конференцію.

Якщо вам дзвонять у програмі, щоб відповісти, натисніть «Прийняти». Або “Відхилити”, якщо не можете прийняти дзвінок. Ця функція схожа на дзвінок другу в Скайп.

Учасник чужої конференції може відключати/вмикати свою камеру та мікрофон, писати у спільному чаті та запросити у організатора можливість запису.

Як запланувати зустріч

Планувальник зустрічей знаходиться на головній сторінці програми.

Які тут налаштування:

1. Тема конференції, дата та час.
2. Ідентифікатор конференції – Ви можете використовувати свій персональний або створювати автоматично.
3. Пароль – якщо ця функція увімкнена, для доступу до конференції учасникам знадобиться пароль. Він надходить у повідомленні разом із посиланням на конференцію.
4. Відеозображення – тут можна увімкнути/вимкнути відео у організатора та учасників конкретної зустрічі.
5. Звук – вибираємо звідки йтиме звук – з комп’ютера або програми на телефоні.
6. Вибираємо у якому календарі відзначити конференцію. Якщо ви і ваші співробітники використовуєте Google календар або Outlook, то туди також прийде повідомлення про майбутню зустріч.

Після всіх налаштувань тиснемо “Запланувати”.

Усі заплановані зустрічі відображаються у головному вікні програми. Там можна знайти посилання на конференцію (потрібно натиснути на 3 точки).

Як вмикати/відключати звук

При налаштуванні запланованої конференції можна заздалегідь призначити, у кого буде включений мікрофон – організатор або всі учасники. Якщо ви просто створили конференцію та додали туди учасників, то за замовчуванням у кожного буде звук та відео, але кожен слухач може сам відключити ці функції.

Також на бічній панелі слухачів для організатора конференції є дві кнопки – «Вимкнути звук для всіх» та «Включити звук для всіх».

Якщо потрібно вимкнути звук у конкретного учасника, то напроти його імені потрібно підвести мишку до мікрофона та натиснути «Вимкнути звук». Мікрофон буде перекреслено.

Зворотна реакція слухачів

Ця функція дозволяє отримати зворотний зв’язок від учасників. Наприклад, слухач може підняти “віртуальну руку”, сказати “так” чи “ні”, повідомити, що пішов пити каву. Реакції відображаються на бічній панелі учасників. Організатор може бачити як відповіді, а й кількісне співвідношення «так» і «ні». Також організатор може очистити всі реакції. Учасник може прибрати лише свою реакцію.

Відеофони Zoom

Будь-який учасник конференції може замінити своє тло, але для того, щоб функція працювала, оригінальне тло має бути однотонне, бажано зелене (хромакей).

Щоб увімкнути функцію, на нижній панелі біля піктограми відео тиснемо на стрілку, далі «Вибрати віртуальне тло».

Нас перекидає в налаштування, де можна вибрати або завантажити зображення для фону.

Демонстрація екрану

У Zoom є функція демонстрації екрану. Можна показати свій робочий стіл, браузер, підключити віртуальну дошку та вести на ній записи. Ця функція також знаходиться на нижній панелі і називається “Демонстрація екрана”.

У ній є кілька розділів, у яких можна вибрати, що саме ми показуватимемо:

• Базовий. Це екран робочого стола, браузер, віртуальна дошка, екран телефону або запущені програми на ПК.
• Розширені. Тут можна показати частину екрана, лише звук ПК або зйомку із другої камери.
• Файли. Тут відкривається доступ до файлообмінників.

Месенджер

Програму Zoom ще можна використовувати як месенджер. Ця функція міститься у вкладці чат.

У чаті можна надсилати повідомлення, файли або знімки з екрана. Також можна розпочати конференцію з людиною прямо з чату – аналогічно дзвінку другові до Скайпу.

Висновок

Zoom – це програма для відеоконференцій та онлайн навчання. Можна працювати у веб версії, але краще додатково завантажити програму для ПК та телефону. Zoom має вбудований месенджер для спілкування з тими, хто є в контактах. Відповідно, для спілкування зі співробітниками на віддаленні не обов’язково використовувати окремий месенджер (Вотсапп або Телеграм) – достатньо одного Zoom.

Порада : у загальних налаштуваннях Zoom поставте галочку навпроти пункту «Автоматично копіювати URL-запрошення після початку конференції». Тепер вам не доведеться спеціально шукати посилання, воно збережеться в буфер обміну і можна буде одразу скинути його в чат співробітникам.

Також радимо включити функцію нагадування про майбутню конференцію, час можна встановити будь-який.