Отже, нам вручили електронну таблицю Excel із тисячами рядків у ній і ви розумієте, що всі дані в неправильному порядку. Можливо, вам доведеться сортувати її на основі імен стовпців або шляхом сортування даних від більшого до меншого.
На перший погляд, сортування даних в Excel завдання просте, і програма, безумовно, спрощує сортування. Однак, важливіше те, як ви можете відсортувати та змінити порядок даних у ваших аркушах. Ось три методи сортування даних Excel, про які ви дізнаєтесь у цьому уроці:
- Сортування даних всього кілька кліків
- Встановлення кількох ступінчастих правил сортування, таких як сортування за алфавітом за станом, а потім по всі разом.
- Створити повністю налаштування сортування, щоб відсортувати дані за допомогою будь-якого встановленого вами правила.
Сортування даних іноді може бути небезпечним; що, якщо ви відсортуєте лише один стовпець і дані буде зміщено? Я покажу вам, як уникнути цього. Давайте почнемо.
Як сортувати дані в електронній таблиці Excel (коротке відео)
Цей скринкаст охоплює кілька способів сортування ваших даних. Перегляньте цей трихвилинний відеоролик, щоб швидко вивчити ці професійні техніки роботи Excel. Ми почнемо з простого сортування і перейдемо до більш сучасних методів, щоб ви завжди змогли відсортувати дані так, як вам потрібно.
Читайте далі покроковий посібник із сортування даних в електронних таблицях Excel з використанням простих та передових методів.
1. Просте сортування в Excel
Сортування може бути дуже простим, всього пара кліків для перестановки даних у ваших таблицях. Давайте дізнаємось як.
У книзі Excel, почніть з натискання на комірку стовпця, який ви хочете відсортувати. Тепер, переконайтеся, що ви знаходитесь на вкладці Головна на стрічці Excel’я і знайдіть кнопку Сортування та фільтр на правій стороні цієї панелі.
Зауважте, що у варіантах сортування ви можете відсортувати текст “А до Я” або “Я до А”. Ці прості варіанти допоможуть відсортувати дані в Excel В алфавітному або зворотному порядку, залежно від того, що ви вибрали.
Коли ви сортуєте дані в Excel, сортується весь рядок. По суті, обраний вами стовпець буде «ключом», який Excel використовує, щоб вирішити, як сортувати дані, але кожен рядок це запис, який повинен залишатися згрупованим разом.
Залежно від даних, які ви вибрали, можете зробити сортування за алфавітним чи числовим порядком. Якщо стовпці містять числові дані, можна відсортувати в порядку від малого до великого числа, текстові дані сортуються в алфавітному порядку.
Виконати звичайне сортування насправді так просто. Просто натисніть на дані, виберіть варіант сортування і Excel перебудує дані в таблиці.
Слушна порада: спробуйте також сортувати, клацнувши правою кнопкою миші всередині стовпця і вибравши Сортування , а потім вказати спосіб сортування вихідних даних.
2. Як НЕ потрібно сортувати дані в Excel
Не менш важливо дізнатися, про найнебезпечніший спосіб сортування даних в Excel, такий метод може зіпсувати ваші вихідні дані.
Проблема виникає, якщо в таблиці багато даних, а ви випадково відсортували лише один стовпець даних. Кожен рядок з даними в Microsoft Excel дійсно схожий на запис, який повинен бути таким же у всьому рядку.
На зображенні нижче, Я розфарбував рядки, таким чином небезпечне місце з сортуванням лише одного стовпця даних буде виділено.
Велика помилка користувачів Excel полягає у виборі лише одного стовпця під час сортування та вибору неправильного параметра в наступному вікні.
Excel навіть намагається попередити нас, показуючи вікно Виявлені дані поза вказаним діапазоном . У спливаючому вікні можна вибрати автоматично розширити виділений діапазон (виберіть це!) та сортувати в межах зазначеного виділення .
Я завжди думав, що варіанти, які дає це вікно, не зовсім зрозумілі. Просто знайте, що ви захочете використовувати автоматично розширити виділений діапазон , щоб переконатися, що Excel торкнеться всіх стовпчиків при сортуванні даних.
Для тестування давайте подивимося, що станеться, якщо ми виберемо один стовпець і виберемо сортувати сортування в межах зазначеного виділення .
На скріншоті нижче можна бачити, наскільки проблематичний цей тип сортування. Так як стовпець Amount Billed був відсортований від найменшого до найбільшого, решта стовпців залишилися на місці. Це означає, що наші дані більше не вірні.
Таким чином, при сортуванні даних є два ключові «НЕ» :
- Не починайте, виділивши один стовпець у електронній таблиці.
- Не використовуйте варіант сортувати в межах зазначеного діапазону , якщо ви працюєте не з одним стовпцем, переконайтеся, що ви розширили виділений діапазон.
3. Розширене сортування даних Excel.
Досі просте сортування дозволяло нам сортувати дані однотипно. Що, якщо ми хочемо два типи даних у нашому сортуванні?
Що, коли ми хочемо…
- Сортування в алфавітному порядку станом, а потім по області.
- Сортування в алфавітному порядку на ім’я клієнта, а потім по кожному типу проекту, який ми зробили для них.
- Сортування клієнтів до списку за алфавітом, а потім за кількістю кожного окремого проекту, від найбільшого до найменшого.
Відповідь на це – розширене сортування, при якому ви можете встановити кілька рівнів сортування даних. Давайте розглянемо останній приклад, використовуючи зразки даних .
Щоб розпочати роботу, клацніть десь всередині своїх даних і знайдіть параметр Сортування та фільтр , а потім виберіть Настроюване сортування .
У цьому вікні ми можемо додати кілька рівнів сортування. Почніть з натискання на список, що розкривається, поруч із Сортування і виберіть стовпець, який ви хочете відсортувати.
У моєму випадку я виберу Client в меню, що розкривається, і залишу значення Сортування рівним Значення, а Порядок — Від А до Я. Простою мовою це відсортує електронну таблицю Excel на основі алфавітного порядку.
Тепер давайте натиснемо Додати рівень . Це створить новий рядок у параметрах сортування та дозволить нам додати другий рівень організації.
Тепер я можу вибрати Amount billed у другому списку, що розкривається. Комбінація цих двох правил розпочнеться шляхом сортування на основі імені клієнта, а потім суми виставленого рахунку за кожен проект.
Ви можете продовжувати додавати стільки рівнів, скільки хочете у вікно розширеного сортування. Послідовність рядків має значення, тобто. Ви можете перемістити рядок вгору для сортування спочатку за виставленим рахунком, наприклад, а потім за клієнтом.
Як тільки ми натиснемо OK , Excel відсортує таблицю на основі правил, які ми створили у цьому вікні.
Порада: Для більш просунутого сортування спробуйте в меню Сортування , що розкривається, змінити тип сортування на розширені функції, такі як сортування на основі кольору комірки.
Розширене сортування дозволяє створювати два рівні організації даних у таблиці. Якщо сортування за одним фактором недостатньо, використовуйте розширене сортування, щоб додати більше можливостей.
Повторення та продовження навчання
Сортування це ще одне вміння, яке потрібно тримати у готовому вигляді у своїй книзі Excel. Коли вам потрібно повторно зіставити дані в електронній таблиці, занадто багато часу можна витратити для вирізування та вставки рядків у певному порядку, тому сортування є обов’язковим.
