Так, ми вручили електронну таблицю Excel з тисячами рядків всередині неї і ви розумієте, що всі дані в неправильному порядку. Можливо, вам доведеться сортувати її на основі імені столбців або шляхом сортування даних від більшого до меншого.
На перший погляд, сортування даних в Excel завдання проста, і додаток, безумовно, упрощає сортування. Однак, більш важливо те, як ви можете відсортувати та змінити порядок даних у ваших списках. Ось три методи сортування даних Excel, про які ви дізнаєтеся в цьому уроці:
- Сортування даних всього в кілька кліків
- Установка кількох, ступенчатих правил сортування, таких як сортування за алфавітом за складом, а потім по всьому разом.
- Створити повністю свої налаштування сортування, щоб відсортувати дані за допомогою будь-якого встановленого вами правила.
Сортування даних іноді може казатися небезпечним; що, якщо ви відсортуєте тільки один стіл і дані будуть зміщені? Я покажу вам, як уникнути цього. Давайте начнем.
Як сортувати дані в електронній таблиці Excel (коротке відео)
Ця скринкаст охоплює кілька методів сортування ваших даних. Перегляньте цей трьоххвилинний відеоролик, щоб швидко вивчити ці професійні техніки роботи Excel. Ми починаємо з простою сортуванням і перейдемо до більш продвинутих методів, щоб ви завжди змогли відсортувати дані так, як вам потрібно.
Читайте далі пошагове керівництво по сортуванню даних в електронних таблицях Excel із простим використанням і передовими методами.
1. Просте сортування в Excel
Сортування може бути дуже простою, всього пара кліків для перестановки даних у ваших таблицях. Давайте узнаем как.
У книзі Excel начніть з натисканням на ячейку столбца, який ви хочете відсортувати. Тепер переконайтеся, що ви знаходитесь у вкладці Головна на ленте Excel’я та знайдіть кнопку Сортування та фільтр на самій правій стороні цієї панелі.
Зауважте, що у варіантах сортування ви можете відсортувати текст «А до Я» або «Я до А». Ці прості варіанти допоможуть відсортувати дані в Excel в алфавітному або зворотному порядку, в залежності від того, що ви вибрали.
Коли ви сортуєте дані в Excel, сортується по рядку. По суті, вибраний у вас столбець буде «ключом», який використовує Excel, щоб вирішити, як відсортувати дані, але каждая строка це запис, який повинен залишатися згрупованим разом.
У залежності від даних, які ви вибрали, можна виконати сортування за алфавітним або числовим порядком. Якщо столбці містять числові дані, ви можете відсортувати їх у порядку від малого до більшого числа, текстові дані сортуються в алфавітному порядку.
Виповнити звичайну сортування на самому ділі так просто. Просто клацніть за даними, виберіть варіант сортування, і Excel перебудує дані в таблиці.
Дельний рада: спробуйте також сортувати, щёлкнув правою кнопкою миші всередині столбця і вибрав сортування , а потім упорядкувати спосіб сортування вихідних даних.
2. Як НЕ потрібно сортувати дані в Excel
Не менш важливо дізнатися, про самий небезпечний спосіб сортування даних в Excel такий метод може вивести ваші вихідні дані.
Проблема виникає, якщо в таблиці багато даних, а ви випадково відсортували лише один стілець даних. Каждая строка з даними в Microsoft Excel дійсно схожа на запис, яка повинна бути так само по всьому рядку.
На зображенні нижче, я розкрасив строки, таким чином буде виділено небезпечне місце з сортуванням тільки одного столба даних.
Велика помилка користувачів Excel полягає у виборі тільки одного столбця при сортуванні та виборі неправильного параметра в наступному вікні.
Excel навіть намагається передупередити нас, показуючи вікно Обнаруженные дані поза вказаним діапазоном . У вспливающем вікні можна вибрати автоматичне розширення виділеного діапазону (виберіть це!) і сортування в межах зазначеного виділення .
Я завжди думав, що варіанти, які дають вам це вікно, не зовсім ясні. Просто знайте, що ви захочете використати автоматичне розширення виділеного діапазону, щоб переконатися, що Excel запустить усі стовпці при сортуванні даних.
Для тестування дайте подивіться, що вийшло, якщо ми виберемо один стілець і виберемо тип сортування, сортувати в межах указаного виділення .
На скриншоте нижче ви можете побачити, наскільки проблематичний цей тип сортування. Так як столбець Сума виставленого рахунку була відсортована від найменшого до найбільшого, всі інші столбці залишилися на місці. Це означає, що наші дані більше не вірні.
Таким чином, при сортуванні даних є два ключових «НЕ» :
- Не починайте, виділивши один стілець у свою електронну таблицю.
- Якщо ви не використовуєте варіант сортування в межах указаного діапазону, ви працюєте не з одним столбцем , переконайтеся, що ви розширили виділений діапазон.
Оголошення
3. Розширена сортування даних Excel.
До сих пор проста сортировка дозволяла нам сортувати дані однотипно. Що, якщо ми хочемо два типи даних у нашій сортуванні?
Що, якщо ми хочемо…
- Сортування в алфавітному порядку по стану, а потім по області.
- Сортування в алфавітному порядку за іменами клієнта, а потім за кожним типом проекту, який ми зробили для них.
- Сортування клієнтів у списку за алфавітом, а потім за кількістю для кожного окремого проекту, від найбільшого до найменшого.
Відповідь на все це — розширена сортування, при якій ви можете встановити кілька рівнів сортування даних. Давайте розглянемо останній приклад, використовуючи зразки даних .
Щоб розпочати роботу, щёлкните де-небудь усередині своїх даних і в параметрах Сортування та фільтр , а потім виберіть Настроювану сортування .
У цьому вікні ми можемо додати кілька рівнів сортування. Ви можете вибрати список, що розкривається, поруч із сортуванням і столбом , який ви хочете відсортувати.
У моєму випадку я виберу Клієнта в розкриваючомуся меню та оставлю значення Сортування рівним Значенням, а Порядок — Від А до Я. На простому мовою це сортує електронну таблицю Excel на основі алфавітного порядку.
Тепер дайте нажмем Додати рівень . Це створить новий рядок у параметрах сортування та дозволить нам додати другий рівень організації.
Тепер я можу вибрати суму, виставлену у другому розкриваючомуся списку. Комбінація цих двох правил починається шляхом сортування на основі імені клієнта, а потім суми, виставленого розрахунку для кожного проекту.
Ви можете продовжити додавати стільки рівнів, скільки хочете в цьому вікні розширеної сортування. Последовательность рядка має значення, т.е. ви можете перемістити рядок зверху для сортування спочатку за виставленим рахунком, наприклад, а потім за клієнтом.
Як тільки ми нажмем OK , Excel сортує таблицю на основі правил, які ми створили в цьому вікні.
Порада: Для більш тривалої сортування спробуйте в розкриваючомуся меню Сортування змінити тип сортування на розширені функції, такі як сортування на основі кольору ячейки.
Розширена сортування дозволяє створити два рівні організації даних у вашій таблиці. Якщо сортування за одним фактором недостатньо, використовуйте розширену сортування, щоб додати більше можливостей.
Повторение и продолжение обучения
Сортування це ще одне значення, яке потрібно тримати в готовому вигляді у своїй книзі Excel. Коли вам потрібно повторно додати дані в електронну таблицю, занадто багато часу можна потратити для вирізання та вставити рядок у визначеному порядку, тому сортування є обов’язковим.
