Як зробити таблицю в Excel. Покрокова інструкція

Таблиці в Excel є рядом рядків і стовпців зі зв’язаними даними, якими ви керуєте незалежно один від одного.

Працюючи в Excel із таблицями, ви зможете створювати звіти, робити розрахунки, будувати графіки та діаграми, сортувати та фільтрувати інформацію.

Якщо ваша робота пов’язана з обробкою даних, то навички роботи з таблицями Ексель допоможуть вам сильно заощадити час і підвищити ефективність.

Як працювати в Excel із таблицями. Покрокова інструкція

Перш ніж працювати з таблицями в Ексель, дотримуйтесь рекомендацій щодо організації даних:

• Дані повинні бути організовані в рядках та стовпцях, причому кожен рядок повинен містити інформацію про один запис, наприклад, про замовлення;
• Перший рядок таблиці повинен містити короткі, унікальні заголовки;
• Кожен стовпець повинен мати один тип даних, таких як числа, валюта або текст;
• Кожен рядок повинен містити дані для одного запису, наприклад замовлення. Якщо застосовується, вкажіть унікальний ідентифікатор кожного рядка, наприклад номер замовлення;
• У таблиці повинно бути порожніх рядків і абсолютно порожніх стовпців.

1. Виділіть область осередків для створення таблиці

Виділіть область комірок, на місці яких ви хочете створити таблицю. Осередки можуть бути як порожніми, так і з інформацією.

2. Натисніть кнопку “Таблиця” на панелі швидкого доступу

На вкладці “Вставка” натисніть кнопку “Таблиця”.

3. Виберіть діапазон осередків

У спливаючому ви можете скоригувати розташування даних, а також налаштувати відображення заголовків. Коли все готове, натисніть “OK”.

4. Таблиця готова. Заповнюйте даними!

Вітаю, ваша таблиця готова до заповнення! Про основні можливості роботи з розумними таблицями ви дізнаєтеся нижче.

Відео урок: як створити просту таблицю в Excel

Форматування таблиці в Excel

Для налаштування формату таблиці в Екселі доступні заздалегідь налаштовані стилі. Всі вони знаходяться на вкладці “Конструктор” у розділі “Стилі таблиць”:

Якщо 7 стилів вам мало для вибору, тоді, натиснувши на кнопку, в правому нижньому кутку стилів таблиць, розкриються всі доступні стилі. На додаток до встановлених системою стилів, ви можете налаштувати свій формат.

Крім кольорової гами, у меню “Конструктора” таблиць можна налаштувати:

• Відображення рядка заголовків – включає та вимикає заголовки у таблиці;
• Рядок підсумків – включає та відключає рядок із сумою значень у колонках;
• Черги рядки – підсвічує кольором рядки, що чергуються;
• Перший стовпець – виділяє “жирним” текст у першому стовпці з даними;
• Останній стовпець – виділяє “жирним” текст в останньому стовпці;
• Стовпці, що чергуються – підсвічує кольором стовпці, що чергуються;
• Кнопка фільтра – додає та прибирає кнопки фільтра у заголовках стовпців.

Відео урок: як задати формат таблиці

Як додати рядок або стовпець у таблиці Excel

Навіть усередині вже створеної таблиці можна додавати рядки або стовпці. Для цього клацніть на будь-якій комірці правою клавішею миші для виклику спливаючого вікна:

• Виберіть пункт “Вставити” і клацніть лівою клавішею миші по “Стовпці таблиці зліва”, якщо хочете додати стовпець, або “Рядки таблиці вище”, якщо хочете вставити рядок.

• Якщо ви хочете видалити рядок або стовпець у таблиці, то спустіться по списку у вікні, що спливає, до пункту “Видалити” і виберіть “Стовпці таблиці”, якщо хочете видалити стовпець або “Рядки таблиці”, якщо хочете видалити рядок.

Як відсортувати таблицю в Excel

Для сортування інформації при роботі з таблицею, натисніть праворуч від заголовка колонки “стрілочку”, після чого з’явиться вікно:

У вікні виберіть за яким принципом відсортувати дані: “за зростанням”, “за спаданням”, “за кольором”, “числовим фільтрам”.

Відео урок як відсортувати таблицю

Як відфільтрувати дані в таблиці Excel

Для фільтрації інформації в таблиці натисніть праворуч від заголовка колонки “стрілку”, після чого з’явиться спливаюче вікно:

• “Текстовий фільтр” відображається, коли серед даних колонки є текстові значення;
• “Фільтр за кольором” так само як і текстовий, доступний коли в таблиці є комірки, пофарбовані в відрізняється від стандартного оформлення кольору;
• “Числовий фільтр” дозволяє відібрати дані за параметрами: “Рівно…”, “Не дорівнює…”, “Більше…”, “Більше чи одно…”, “Менше…”, “Менше чи одно…”, “Між…”, “Перші 10 …”, “Вище середнього”, “Нижче середнього”, а також налаштувати власний фільтр.
• У спливаючому вікні під “Пошуком” відображаються всі дані, за якими можна зробити фільтрацію, а також одним натисканням виділити всі значення або вибрати лише порожні комірки.

Якщо ви хочете скасувати всі створені налаштування фільтрації, знову відкрийте спливаюче вікно над потрібним стовпчиком і натисніть “Видалити фільтр зі стовпця”. Після цього таблиця повернеться у вихідний вигляд.

Як порахувати суму в таблиці Excel

Для того, щоб порахувати суму колонки в кінці таблиці, натисніть правою клавішею миші на будь-якій комірці та викличте спливаюче вікно:

У списку вікна виберіть пункт “Таблиця” => “Рядок підсумків”:

Унизу таблиця з’явиться проміжний результат. Натисніть лівою кнопкою миші на комірці із сумою.

У меню, що випадає, виберіть принцип проміжного підсумку: це може бути сума значень колонки, “середнє”, “кількість”, “кількість чисел”, “максимум”, “мінімум” і т.д.

Відео урок: як порахувати суму в таблиці Excel

Як у Excel закріпити шапку таблиці

Таблиці, з якими доводиться працювати, часто великі і містять у собі десятки рядків. Прокручуючи таблицю “вниз” складно орієнтуватися в даних, якщо не видно заголовків стовпців. Ексель має можливість закріпити шапку в таблиці таким чином, що при прокручуванні даних вам будуть видно заголовки колонок.

Для того, щоб закріпити заголовки, зробіть наступне:

• Перейдіть на вкладку “Вид” у панелі інструментів та виберіть “Закріпити області”:

• Виберіть “Закріпити верхній рядок”:

• Тепер, прокручуючи таблицю, ви не втратите заголовки і зможете легко зорієнтуватися, де які дані знаходяться:

Відео урок: як закріпити шапку таблиці:

Як перевернути таблицю в Excel

Припустимо, що у нас є готова таблиця з даними продажів по менеджерам:

На таблиці зверху у рядках вказані прізвища продавців, у колонках місяці. Для того, щоб перевернути таблицю та розмістити місяці в рядках, а прізвища продавців потрібно:

• Виділити таблицю повністю (затиснувши ліву клавішу миші виділити всі комірки таблиці) та скопіювати дані (CTRL+C):

• Перемістити курсор миші на вільну комірку та натиснути праву клавішу миші. У меню вибрати “Спеціальна вставка” і натиснути на цьому пункті лівою клавішою миші:

• У вікні в розділі “Вставити” вибрати “значення” і поставити галочку в пункті “транспонувати”:

• Готово! Місяці тепер розміщені рядками, а прізвища продавців по колонках. Все що залишається зробити – це перетворити отримані дані на таблицю.

Відео урок як перевернути таблицю:

У цій статті ви ознайомилися з принципами роботи в Excel з таблицями та основними підходами в їх створенні. Пишіть свої запитання у коментарі!